Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Wir freuen uns, dass Du Dich für uns interessierst und Dich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben möchtest oder beworben hast. Wir möchten Dir nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:
Peter Kölln GmbH & Co. KGaA

Westerstraße 22-24

D-25336 Elmshorn

Telefon: +49 41 21 / 648-0

E-Mail: kontakt(at)peterkoelln.de

Du findest weitere Informationen zu unserem Unternehmen in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.peterkoelln.de/impressum/

Die Datenschutzhinweise für unsere Internetseite findest Du hier: https://www.peterkoelln.de/datenschutz/

Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten die Daten, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung zugesendet hast, um Deine Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserem Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Du bist somit nicht verpflichtet, Angaben zu Deinen personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachte jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit Du uns keine personenbezogenen Daten bereitstellst, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen.

Speicherdauer
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Für den Fall, dass Du einer weiteren Speicherung Deiner personenbezogenen Daten zugestimmt hast, werden wir Deine Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von einem Jahr gelöscht. Solltest Du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Zusage für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus der Bewerbungsmanagementsoftware in unser Personalinformationssystem überführt.

Empfänger
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter, die Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3 in 80335 München. Dieser Anbieter wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Bewerbungsmanagementsoftware ggf. auch Kenntnis von Deinen personenbezogenen Daten erhalten. Bei Aufruf unserer Karriereseite, welche durch den Dienstleister bereitgestellt wird, werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Erfasst werden der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zudem wird ein technisch erforderlicher First-Party-Session-Cookie für die Dauer der Nutzung der Seite gesetzt. Bei Schließen des Browsers wird dieser automatisiert gelöscht. Rechtsgrundlage ist §25 Abs 2 Satz 2 TTDSG. Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wir haben mit dem Dienstleister Personio SE & Co. KG einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Deine Bewerberdaten werden nach Eingang Deiner Bewerbung von unserer Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Deine Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Im Zusammenhang mit der betrieblichen Mitbestimmung kann eine Weitergabe an einen Betriebsrat erfolgen. Für einige Betriebs- und Wartungstätigkeiten setzen wir IT-Dienstleister ein, die von uns sorgfältig ausgewählt wurden und mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet wurden.

Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung wird nicht angewandt. Ein Zusammenführen von Daten findet nicht statt.

Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du Dich ausgibst. Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht. Ferner hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Du hast zudem das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Falls Du Fragen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten hast oder eines Deiner Rechte geltend machen möchtest, kannst Du Dich unter den oben angegebenen Kontaktdaten an die verantwortliche Stelle wenden.

Unsere externe Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Frau Kerstin Lange

c/o Vater Solution GmbH

Boschstraße 5

24118 Kiel

E-Mail: kelange(at)vater-gruppe.de

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.